در مدیریت پروژه، “گروه فرایندی” یا Process Groups و “حوزه دانش” یا Knowledge Areas دو مفهوم کلیدی هستند که اغلب در راهنمای PMBOKمورد توجه قرار می‌گیرند.
در این مقاله از مرکز مدیریت پروژه آلفــا به بررسی تفاوت های این دو مفهوم میپردازیم.
هر کدام از این دو از زوایای مختلف به مدیریت پروژه نگاه می‌کنند:
گروه فرایندی (Process Groups)
گروه فرایندی به مجموعه‌ای از فرایندهایی اشاره دارند که در طول چرخه عمر یک پروژه انجام می‌شوند. گفته می شود. گروه فرایندی در مدیریت پروژه، چرخه‌ی حیات پروژه را از آغاز تا پایان توصیف می‌کنند. هر گروه فرایندی شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌ها و وظایفی است که باید در طول یک فاز خاص از پروژه انجام شود.
هدف: این گروه‌ها کارهای لازم برای شروع، برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و کنترل، و بستن پروژه را تعریف می‌کنند.
این گروه‌ها به این ترتیب هستند:
1. آغاز (Initiating تعریف پروژه و تایید اولیه‌ی آن.
2. برنامه‌ریزی (Planning): توسعه‌ی برنامه‌های کاری، بودجه، زمان‌بندی، و برنامه‌ریزی منابع.
3. اجرا (Executing): انجام کارهای تعریف‌شده در برنامه‌ی پروژه.
4. نظارت و کنترل (Monitoring and Controlling): پیگیری، بررسی، و تنظیم پیشرفت و عملکرد پروژه.
5. بستن (Closing): اتمام کلیه‌ی فعالیت‌ها و رسماً بستن پروژه.
حوزه دانش (Knowledge Areas)
حوزه‌های دانش به دسته‌های مختلفی از تخصص‌های مدیریت پروژه اشاره دارند که برای انجام موفقیت‌آمیز یک پروژه لازم هستند. هدف: این حوزه‌ها دانش، مهارت‌ها، ابزارها، و تکنیک‌های مورد نیاز برای مدیریت هر جنبه از پروژه را فراهم می‌آورند.
حوزه‌های دانش به ده بخش مختلف تخصص در مدیریت پروژه تقسیم می‌شوند. هر حوزه دانش شامل مجموعه‌ای از مفاهیم، روش‌ها، ابزارها، و تکنیک‌هایی است که برای مدیریت اثربخش هر جنبه از پروژه لازم است:
1. مدیریت دامنه پروژه: تعریف و مدیریت کارهایی که باید برای تحویل محصول انجام شود.
2. مدیریت زمان پروژه: برنامه‌ریزی، تعیین زمان‌بندی و نظارت بر پیشرفت زمانی پروژه.
3. مدیریت هزینه پروژه: برآورد، بودجه‌بندی و نظارت بر هزینه‌ها.
4. مدیریت کیفیت پروژه: تضمین اینکه پروژه و محصولات آن تمام نیازهای مربوطه را برآورده می‌کنند.
5. مدیریت منابع پروژه: سازماندهی، مدیریت، و رهبری تیم پروژه.
6. مدیریت ارتباطات پروژه: اطمینان از تولید، جمع‌آوری، توزیع، ذخیره‌سازی، و به‌روزرسانی اطلاعات پروژه به‌صورت مناسب.
7. مدیریت ریسک پروژه: شناسایی، تحلیل، و پاسخ به ریسک‌های پروژه.
8. مدیریت تهیه و تدارکات پروژه: تهیه کردن و کسب منابع خارجی برای پروژه.
9. مدیریت ذینفعان پروژه: شناسایی افراد، گروه‌ها یا سازمان‌هایی که می‌توانند تأثیر بگذارند یا تحت تأثیر قرار بگیرند و مدیریت انتظارات آن‌ها.
10. مدیریت یکپارچگی پروژه
تفاوت اصلی
زاویه دید: گروه فرایندی بر “چگونگی” انجام پروژه تمرکز دارند و به ترتیب وقوع فعالیت‌ها در طول پروژه می‌پردازند. حوزه دانش بر “چه چیزی” باید انجام شود تمرکز دارند و به مهارت‌ها و دانش مورد نیاز برای مدیریت جنبه‌های مختلف پروژه اشاره دارند.
کاربرد: گروه فرایندی برای مدیریت فازهای مختلف پروژه به کار می‌روند، در حالی که حوزه دانش برای تعریف و به کارگیری تخصص‌های مورد نیاز در هر یک از این فازها مورد استفاده قرار می‌گیرند.
گروه فرایندی بیشتر به زمانی که فعالیت‌ها باید انجام شوند (مراحل پروژه) مربوط می‌شوند، در حالی که حوزه دانش به محتوای آن فعالیت‌ها (تخصص‌ها و مهارت‌های لازم) اشاره دارند.
گروه فرایندی برای سازماندهی و مدیریت جریان کار در طول پروژه استفاده می‌شوند، در حالی که حوزه دانش برای تعیین اهداف و وظایف خاص در هر مرحله به کار می‌روند.
در نهایت، این دو مفهوم به‌طور همزمان و در هم تنیده ای در مدیریت پروژه‌ها کاربرد دارند. گروه فرایندی به مدیران پروژه کمک می‌کنند تا بدانند چه کاری را در چه زمانی انجام دهند، در حالی که حوزه دانش رویکردها و مهارت‌های لازم برای انجام این کارها را فراهم می‌آورند.
